Como melhorar a organização e a gestão do tempo com uma ferramenta simples

A gestão do tempo é um desafio bastante atual. Muitas pessoas procuram melhorar sua gestão do tempo com técnicas e ferramentas. Afinal, querem realizar mais coisas em menos tempo, com menos estresse e maior sensação de sucesso.

Se os dias passam, se a semana chega ao final e muitas tarefas importantes ficam incompletas, naturalmente a pessoa fica frustrada e ansiosa. Sabe que seu tempo de lazer estará comprometido e que terá que abrir mão de outras coisas para terminar as tarefas acumuladas.

Podemos minimizar ou até eliminar esses aborrecimentos com o uso inteligente de algumas técnicas e ferramentas simples, as quais nos oferecem o suporte necessário para a organização e gestão do tempo.

Há uma ferramenta em especial da qual gosto muito. Chama-se “Matriz Urgente X Importante”. Um ex-presidente americano a usava, razão pela qual a matriz também recebe seu nome: Eisenhower.

Na verdade, Dwight Eisenhower foi um importante general, servindo na 2ª Grande Guerra como Comandante Supremo das Forças Aliadas na Europa. Após a Guerra, seu período na presidência foi de prosperidade econômica e avanços sociais na luta contra a segregação racial. Ele realizou muito em sua vida, o que ajudou a valorizar a matriz de gestão do tempo.

Na “Matriz Urgente X Importante” você organiza suas tarefas em 4 quadrantes, considerando as variáveis Urgente e Importante. Veja a matriz abaixo.

Matriz Urgente X Importantei

Pode-se notar que as retas “Urgente” e “Importante” avançam, respectivamente, da esquerda para direita e de baixo para cima. Portanto, conforme uma tarefa se torna mais urgente, sua posição muda dos quadrantes à esquerda para os quadrantes à direita.

De forma similar, conforme uma tarefa se torna mais importante, sua posição muda dos quadrantes inferiores para os superiores.

Uma tarefa considerada Importante tem potencial para gerar valor, em qualquer sentido: valor econômico, valor intelectual, valor humano, etc. Sem tarefas Importantes não há geração de valor. Por essa razão a tarefa Importante precisa ser prioridade na gestão do tempo.

Uma tarefa Urgente não gera valor, ou gera baixíssimo valor. Geralmente está associada a resolver problemas, dar conta de tarefas burocráticas ou “apagar incêndios”.

Ao utilizar a matriz, o 1º passo é definir se uma tarefa é Importante ou Urgente. A seguir, você precisa avaliar o grau de importância e de urgência para saber se a tarefa estará no quadrante da esquerda ou da direita, no inferior ou no superior.

Basicamente, são 4 as possibilidades:

  • Tarefa pouco urgente e pouco importante – deve estar no quadrante da esquerda, inferior. Essa tarefa é tão insignificante que pode ser deletada, ou seja, não se deve perder tempo com a mesma; veja a imagem abaixo:

Matriz Urgente X Importante I

  • Tarefa muito urgente e pouco importante – deve estar no quadrante da direita, inferior. Essa tarefa é pouco significativa quanto à geração de valor, embora seja urgente em relação a algum problema que precisa ser resolvido; assim sendo, busque delegar para alguém, como um funcionário ou colega, ou solicite ajuda de outra pessoa para resolver a tarefa pois você precisa evitar perder tempo com a mesma;

Matriz Urgente X Importante II

  • Tarefa pouco urgente e muito importante – deve estar no quadrante da esquerda, superior. Essa tarefa é muito significativa quanto à geração de valor, mas pouco urgente em relação a algum problema que precisa ser resolvido; assim sendo, deve-se planejar quando será realizada;

Matriz Urgente X Importante III

  • Tarefa muito urgente e muito importante – deve estar no quadrante da direita, superior. Essa tarefa é tão significativa quanto à geração de valor e tão urgente que deve ser realizada imediatamente; veja a imagem abaixo:

Matriz Urgente X Importante IV

Experimente a matriz em sua rotina diária. Você sentirá os efeitos positivos da organização do seu tempo na sua produtividade e na sensação de realização. Fará mais coisas em menos tempo e terá clareza sobre suas prioridades.

Isso ocorrerá tanto pela definição do que é importante e merece ser priorizado quanto pela identificação do grau de importância e de urgência de cada tarefa, com sua respectiva colocação nos quadrantes da esquerda ou da direita, inferior ou superior.

Se tiver dúvidas e precisar de suporte, entre em contato. Será um prazer te ajudar com sua matriz de Eisenhower.

Complicar menos

As últimas duas semanas foram surreais. Um país cuja economia necessita urgentemente de aceleração conseguiu frear, quase parar, por conta de manifestações de uma categoria profissional. Se fosse roteiro de filme, seria considerado um roteiro fraco, ruim. Mas a infeliz constatação é que está ocorrendo na vida real.

Eu me considero quase um especialista em crises – aliás, como todos de minha geração. Desde pequeno ouço falar em crise, e jamais vivi livre dessa maledetta palavra. Se o cálculo de 10 mil horas de prática para tornar-se expert em algo for válido, no que se refere às crises eu já superei essa marca faz tempo…

Acho que a 1ª lembrança desse termo e de seu significado foi a crise do petróleo na década de 1970. Lembro do carro da família parado na garagem de casa, sem uso, pois era preciso economizar gasolina para os deslocamentos do meio de semana.

Depois vieram tantas outras, incluindo todos os fracassados planos econômicos dos anos 80 e suas respectivas crises, a crise russa e seus impactos globais, a crise do mensalão, e o mais recente “não vai ter Copa” em 2013. Desde então, por sinal, temos vivido uma crise por 5 longos anos e sequer vemos sinais positivos no horizonte.

Eis o lado surreal do atual momento: a paralisação de caminhoneiros elevou o entendimento de “crise” a novos patamares. Embora eu acredite que uma crise sempre traz oportunidades (de aprender algo, de novas oportunidades, de inovar, de se superar e crescer…), preciso admitir que nós, brasileiros, estamos levando essa coisa de crise ao extremo.

O cenário já está complicado, e ainda conseguimos tornar tudo mais difícil… Será que podemos complicar menos?

Sete ciclos, quase meio século e muitos caminhos

Em poucos dias comemorarei 49 anos. Tenho pensado na data, no que tenho feito e fiz ao longo dos últimos anos, e nas possibilidades futuras. Acredito que aniversários são sempre boas oportunidades para refletir sobre isso tudo, tomar decisões, refazer metas e planos.

Quase meio século e sete ciclos de vida percorridos – uso o referencial da Antroposofia aqui no texto ao me referir aos ciclos de vida. Se a maturidade bateu à porta de forma definitiva, ainda há enorme caminho a percorrer. A questão é definir esse caminho.

Há considerável tentação sobre “deixar a vida me levar”, parafraseando a letra de Zeca Pagodinho. Admito que alguns planos foram por água abaixo, outros fracassaram antes de nascer, o contexto atual brasileiro não anima muito… Somando tudo, talvez fosse realmente mais adequado esperar os ventos indicarem o caminho seguinte.

Por outro lado, sempre gostei de objetivos e planos, da sensação de estar no comando, de tomar minhas escolhas. Mudei os rumos da carreira algumas vezes justamente por conta disso. Os elementos norteadores das mudanças e das escolhas sempre foram a busca por realização e a certeza de contribuir – com outros, com a sociedade, com algo maior que meu mundo umbigo.

Atingir a maturidade traz riscos, como ser rotulado de “coroa” e visto como ultrapassado. O mercado de trabalho flerta bastante com essa mentalidade obtusa. Há, ainda, o medo da queda do vigor da juventude e da solidão gerada pelo afastamento e/ou perda de pessoas amadas e queridas.

Mas traz também uma perspectiva fascinante da vida. Refiro-me a questões como desfazer-me da necessidade de agradar e ao olhar mais sereno sobre as próprias qualidades e defeitos.

Hoje, é menor o esforço para aceitar-me cheio de pequenos e grandes defeitos e seguir em frente. O que não significa conformismo e abandono dos processos de desenvolvimento pessoal, mas apenas e tão somente um jeito maduro de olhar para as idiossincrasias e incoerências com menos severidade.

Finalizo com o saudoso escritor Fernando Sabino: “De tudo, ficaram 3 coisas: a certeza de que ele estava sempre começando, a certeza de que era preciso continuar e a certeza de que seria interrompido antes de terminar. Fazer da interrupção um caminho novo. Fazer da queda um passo de dança, do medo uma escada, do sono uma ponte, da procura um encontro”.

 

Abundância e escassez

O dia 22 de março é o Dia Mundial da Água. Uma data na qual se comemora tão importante recurso, mas que também se tornou marcante pelas reflexões geradas a respeito da forma como temos usado e abusado da água em todo o planeta.

A cada três anos o Conselho Mundial da Água, composto por cerca de 400 instituições de 70 países, se reúne para novos debates e acordos sobre o uso sustentável da água. Brasília é a cidade que recebe o evento esse ano.

Ironicamente, Brasília vive uma severa crise hídrica. Seus reservatórios estão muito baixos, e o período de chuvas está se encerrando. A tendência é um agravamento ainda maior da situação com a chegada dos meses mais secos.

Incrível que um planeta composto majoritariamente por água possa se defrontar com sua ausência. Muitos dirão que a água potável (para consumo humano) é uma parcela menor, mas ainda assim permanece a questão: conseguimos dar valor ao que está em abundância ou precisamos perdê-lo para valorizá-lo?

Feitas tais considerações, minha reflexão se dirige às “coisas” que estão ao nosso redor em abundância e não são devidamente valorizadas. Quando surgem a escassez e a ameaça de perdê-las, então nós sentimos o quanto são importantes e queridas.

Ocorre com a água, ocorre com objetos estimados, como um imóvel ou uma aliança de casamento. E ocorre também com pessoas – aquelas que se foram porque a morte as levou e aquelas que se foram porque os caminhos da vida as afastaram.

Que possamos aprender a valorizar o que temos em abundância para nunca precisarmos lidar com a dor da escassez e da perda.

Hora de repensar o calendário

Todos os anos, desde que me conheço por gente, ouço a mesma frase “o ano só começa depois do carnaval”. Isso me provoca muitas reflexões e gostaria de compartilhar algumas delas.

Entendo o contexto cultural mais amplo no qual a frase se faz presente. O carnaval está relativamente perto das festas de final de ano, parece encerrar o período de férias escolares nos quais muitas famílias viajam, tem um significado na tradição cristã, simbolicamente finaliza o verão, etc etc.

Entendo também que o carnaval tem um peso econômico em inúmeras cidades e regiões por gerar empregos diretos e indiretos e movimentar setores importantes, como turismo e serviços.

Contudo, essa força cultural e econômica justificaria o compasso de espera do calendário, retardando de forma extraoficial o início do ano em várias semanas? Eis minha questão central.

Esse ano ouvi de algumas pessoas frases como “meu ano já começou faz tempo”, “para mim 2018 teve início quando voltei das férias em 08 de janeiro” e ainda bem que o carnaval acabou”. Em todas as situações havia uma dose marcante de indignação com a “espera” do calendário. Afinal, as pessoas ouvidas completavam, “estamos em crise”, “o país precisa trabalhar”, “não sei porque tanta comemoração” e por aí vai.

Eu particularmente não curto carnaval. Já fui mais interessado, cheguei a desfilar em escolas de samba na década de 1990 (quem diria…) e fui me afastando aos poucos. Hoje me parece muito forçado, como se as pessoas tivessem a obrigação de manifestar alegria. E esse “tenho que” me aborrece pois já tenho muitos “tenho que” no meu cotidiano pessoal, familiar, profissional. Não preciso de mais um “tenho que”, em especial em um feriado…

De qualquer forma, a reflexão permanece e gera inquietação. A crise ainda é forte e muitas pessoas estão desempregadas, assim como outras batalham arduamente para evitar que seus negócios quebrem.

Se a economia estaciona desde a semana anterior ao Natal e só retoma um ritmo mais normal após o Carnaval, isso é um problema para muita gente. É muito tempo sem conseguir agendar uma entrevista de emprego, é tempo demais com o negócio lidando com baixa procura por parte dos clientes. E nos anos em que o carnaval acontece em março a situação piora muito.

Seria ótimo se pudéssemos superar essa questão do calendário. Que a economia girasse em ritmo normal entre as festas de fim de ano e o carnaval. Que as comemorações pudessem ser de todos – quem curte a festa de Momo pode continuar se envolvendo com suas manifestações de rua e de salão, quem não curte não se sentiria estagnado pela forma como o calendário está sendo vivido.

Propósito

Para iniciar o texto, cito uma frase de Sri Prem Baba, mestre da ancestral linhagem Sachcha com milhares de discípulos em inúmeros países:

“Saber qual é o propósito é saber o que viemos fazer aqui; e o que viemos fazer aqui está intimamente relacionado àquilo que essencialmente somos”.

Saber qual é o propósito…Isso pode parecer bem desafiador, certo? Para avançarmos juntos, proponho uma linha de raciocínio que se assemelhará a caminhadas longas – passo a passo, sem pressa.

A palavra propósito pode ter muitos significados. Uma rápida consulta aos dicionários e logo encontramos termos como intenção, desígnio, objetivo, intento, resolução, vontade, entre outros.

Vamos aprofundar um pouco mais essa compreensão. A palavra em si deriva do latim propositum, cujo sentido aponta para propor, oferecer, apresentar, expor.

Propósito, portanto, é algo relacionado às nossas intenções de realização, ao que propomos ou expomos aos outros. Se alguém tem seu propósito claro, sabe o que quer realizar e se mobiliza nesta direção. Propõe aos demais suas ideias, apresenta-se sem dúvidas.

A ausência de propósito, ao contrário, conduz à sensação de estar perdido, sem rumo, ou de insatisfação com o rumo atual, e também à sensação de nada ter a propor ou apresentar.

Infelizmente, hoje em dia essa é uma realidade para incontáveis pessoas. Elas não reconhecem seu propósito, e por mais que realizem coisas e alcancem títulos, prêmios e sucesso material, há inquietação e até mesmo infelicidade em suas vidas.

William Shakespeare escreveu que “todas as graças da mente e do coração se escapam quando o propósito não é firme”. Não adianta ter capacidades intelectuais e vontade sincera de realizar se não há propósito.

O tema é fascinante por si só, e fica ainda mais instigante quando se percebe que os propósitos se articulam com os valores pessoais. A intenção de realizar algo será o tempo todo aquecida e temperada pelos valores, isto é, pelos elementos essencialmente norteadores da vida de cada pessoa. Afinal, não basta realizar; é fundamental que o realizado esteja alinhado a tais elementos norteadores.

Se a cooperação é um valor para determinada pessoa, tal elemento norteador precisará se fazer presente em seus projetos profissionais, por exemplo. Caso contrário, esta pessoa dificilmente encontrará propósito em suas realizações, por mais que as mesmas possam parecer repletas de sucesso aos olhos de terceiros. 

Quando os propósitos estão claros, a base para a realização está robusta. A pessoa tem o rumo definido e precisará então trabalhar na jornada que se apresenta, preparando-se e iniciando suas realizações. O planejamento cuidadoso, o desenvolvimento de novas competências e a determinação para lidar com dificuldades serão condições provavelmente necessárias.

Contudo, quando o propósito não está claro, é fundamental construí-lo. A pergunta, nesse caso, é como fazê-lo. Se o propósito está relacionado aos valores pessoais, e se os valores são encontrados em processos de autoconhecimento, parece-me claro que a construção de propósito demanda um passo importante – uma busca “para dentro” para definir os valores pessoais.

Tal etapa é mais fácil do que parece, e ajudará muito na construção de propósito (se você quiser definir seus valores, saiba que falarei disso no próximo texto, com aplicação de atividade).

Finalizo com um convite à reflexão: a construção de propósito e as realizações que se seguirão não são tarefa fácil; demandam esforço e dedicação, muitas vezes o trabalho de uma vida inteira. Talvez isso explique porque muitos desistem pelo caminho. Se posso te motivar de alguma forma, direi apenas que acredito de corpo e alma que vale a pena!

 

A super Lua e a luz que indica caminhos

Escrevo esse texto no mesmo dia em que se prevê uma super Lua. O fenômeno, conforme a explicação de especialistas, ocorre uma vez ao ano, em média, e se explica pela combinação de uma distância especialmente curta entre a Lua e a Terra com a fase da lua cheia.

Como consequência, a Lua se apresenta maior e mais brilhante. Nada mais natural porque ela está realmente mais perto de nós e está refletindo a luz do Sol com mais intensidade.

É certo que as condições climáticas podem atrapalhar sua visibilidade. Céu encoberto, nuvens e chuva podem ofuscar, ou mesmo esconder, a super Lua. Por sorte, o dia em São Paulo está aberto, sem nuvens e com previsão de noite limpa. Espero ver essa Lua especial, com sua luz inspiradora.

Afinal, a luz é sempre uma metáfora instigante. Indica caminhos, aquece, aumenta a sensação de segurança. Está, também, relacionada às festas natalinas. A estrela citada na Bíblia tinha uma luz que guiou os Reis Magos até o menino Jesus.

Como estamos em dezembro, e a cidade já está tomada por luzes de Natal, uma super Lua parece um presente luminoso da natureza a nos inspirar e conduzir aos caminhos certos. Algo que todos nós, nessa sociedade global confusa e carente de bons caminhos, necessitamos.

Encerro o texto desejando Feliz Natal, Boas Festas e Próspero 2018 a todos! Que a luz da super Lua esteja sempre presente em nossos caminhos.

Que assim não seja

Eu resido em São Paulo há cerca de 30 anos, mas esses dias estive em outro município a trabalho. Aproveitei um intervalo e fiz uma caminhada breve pela cidade. Queria conhecê-la um pouco melhor e buscava um local para um café.

Como estamos próximos do final de outubro, vi várias lojas com decoração de Natal. Luzes piscando, músicas natalinas, pinheiros verdinhos, enfeites coloridos e tudo mais.

Confesso que não tinha notado algo semelhante em São Paulo. Talvez os shoppings já tenham colocado suas decorações, mas não costumo frequentá-los. De qualquer forma, o fato é que só me dei conta da proximidade do fim de ano agora, enquanto andava por essa cidade.

Isso me fez pensar o quanto os últimos 10 meses passaram rapidamente. Portanto, as comemorações do Natal e do Réveillon chegarão em breve, com presentes, brindes, festas, sorrisos, planos futuros. Ou repaginados. Porque muito ficou para depois, como o retorno aos treinos de natação, os estudos de inglês, aquele projeto inovador…

A ideia que desejo compartilhar aqui é a importância do planejamento para evitarmos a sensação de tempo perdido, ou de não darmos conta dos projetos pessoais. Aquela frase que ouço muito “eu não tive tempo para…”, com os mais variados complementos – ler os livros que queria, ver os amigos com mais frequência, estudar inglês, ir à academia, etc etc.

O pior é que tais frases estão se tornando “comuns”. Coloquei entre aspas para destacar certa ironia. Adiar coisas importantes, deixar projetos engavetados e não realizar aquilo que é importante para si não poderiam ser aspectos comuns.

O antídoto mais eficiente ainda é o planejamento. Definir objetivos de curto, médio e longo prazo, organizar a própria agenda, definir datas para as ações. Caso contrário, entra ano e sai ano e a história se repetirá.

Que assim não seja em 2018.

Esforço, talento, sucesso

No último texto eu abordei as pesquisas da docente da Universidade de Stanford, nos EUA, Carol S. Dweck. Suas ideias estão publicadas no livro Mindset, cuja leitura eu recomendo.

Gostaria, no texto que se inicia, de ampliar minha abordagem e propor novas contribuições. Afinal, aquelas ideias da pesquisadora estão muito alinhadas ao meu trabalho com programas de coaching e desenvolvimento de pessoas, equipes e organizações.

Carol S. Dweck aborda dois tipos de modelos mentais, chamados por ela de mindsets: o fixo e o de crescimento. Todos nós oscilamos entre os dois mindsets, conforme as situações e áreas da vida. Alguém pode, por exemplo, manifestar um determinado mindset naquilo que se refere à própria carreira, e outro mindset quando se relaciona à sua saúde.

Basicamente, o mindset fixo se manifesta como crença nas características fixas. Ou a pessoa tem inteligência, capacidade, talento, ou não tem. Assim sendo, esforçar-se não faz sentido. Se tem inteligência, aprenderá tudo rápido; se não tem, estudar muito não fará diferença. Se tem talento, será um artista ou atleta; se não tem, praticar muito não fará diferença.

Vejo muito esse mindset quando algumas pessoas contam sobre suas tentativas para aprender inglês – “eu não consigo mesmo”, “não levo jeito”, “não sou capaz de entender as palavras”, “nunca vou conseguir pronunciar corretamente”, entre outros exemplos.

O mindset de crescimento, por outro lado, se manifesta como crença nas características mutáveis. Inteligência, capacidade e talento não são garantias de sucesso porque o esforço para se desenvolver sempre será necessário. Seja inteligente ou não, a diferença entre aprender muito ou pouco se dará a partir do nível de esforço. Tenha talento ou não, a diferença entre tornar-se um artista ou atleta se dará pelo nível de esforço em praticar.

Como consequência, pessoas com mindset fixo detestam desafios. Se fracassarem diante dos mesmos, estarão demonstrando que não são inteligentes, capazes e talentosas. A fuga dos desafios e o receio do fracasso e dos rótulos de pouco inteligentes, incapazes e sem talento acabam limitando suas próprias possibilidades de desenvolvimento. Triste ironia.

Na direção oposta, pessoas com mindset de crescimento encaram desafios com a mente aberta. Mesmo quando fracassam diante dos mesmos, entendem essa circunstância como oportunidade para aprender, melhorar e seguir em frente. Topando os desafios e sem o receio do fracasso e dos rótulos acabam ampliando suas possibilidades de desenvolvimento.

Os dois tipos de mindset estão presentes em qualquer área da vida: trabalho, esportes, educação, artes, etc. Vou tratar de cases reais nos próximos textos.

Mindset fixo ou Mindset de crescimento

O desenvolvimento humano sempre me interessou. Lembro do fascínio ao estudar autores clássicos, como Jean Piaget e Vygotsky, nomes importantes do século XX. Seus estudos marcaram época e abriram caminho para incontáveis pesquisadores em áreas como a Educação, a Psicologia, a Epistemologia, entre outras.

A atuação como coach demanda esforços constantes de pesquisa, leitura e aplicação do conhecimento. Visitar livrarias e sebos já é um hábito, e a internet propicia agilidade no garimpo de novos temas e autores de interesse.

Recentemente, iniciei a leitura do instigante livro Mindset, de Carol S. Dweck, PhD e docente da Universidade de Stanford, nos EUA. Suas pesquisas são, para dizer o mínimo, fascinantes. Ela aborda como a opinião que uma pessoa adota sobre si mesma influencia o modo como conduz sua vida.

Trata-se de acreditar, ou não, na capacidade de desenvolver-se e atingir o que se deseja. Para alguns, cujo mindset é fixo, tal capacidade está dada e não se alterará, independente do esforço. Ou se é inteligente e capaz, ou não. Simples assim.

Para outros, cujo mindset é de crescimento, o esforço é determinante para o cultivo de novas capacidades. Talvez uma pessoa jamais se torne um gênio da ciência ou um artista de fama mundial, mas quem apresenta esse mindset acredita que o aprendizado constante pode gerar resultados incríveis.

Para alguns, o talento está determinado e pouco importa o esforço. O sucesso e o fracasso já estão definidos. É como se recebêssemos um conjunto de cartas ao nascer e se iniciasse uma partida de poker. Sua mão é boa? Vai ganhar as rodadas. Caso contrário, será um perdedor…

Para outros, o talento é apenas um ponto de partida e o esforço faz toda a diferença (aliás, para esses, sequer se exige talento…). O sucesso e o fracasso serão definidos conforme as aprendizagens e os esforços em cada situação.

Trata-se do olhar a respeito de si próprio e do impacto disso na existência cotidiana. Em outras palavras, algumas pessoas se tornam passageiras em suas jornadas, enquanto outras se tornam condutoras de suas jornadas.

O tema é tão motivante que falarei mais nos próximos textos. Por ora, deixo essas ideias iniciais e uma provocação positiva: qual mindset você prefere?