A gestão do tempo é um desafio bastante atual. Muitas pessoas procuram melhorar sua gestão do tempo com técnicas e ferramentas. Afinal, querem realizar mais coisas em menos tempo, com menos estresse e maior sensação de sucesso.
Se os dias passam, se a semana chega ao final e muitas tarefas importantes ficam incompletas, naturalmente a pessoa fica frustrada e ansiosa. Sabe que seu tempo de lazer estará comprometido e que terá que abrir mão de outras coisas para terminar as tarefas acumuladas.
Podemos minimizar ou até eliminar esses aborrecimentos com o uso inteligente de algumas técnicas e ferramentas simples, as quais nos oferecem o suporte necessário para a organização e gestão do tempo.
Há uma ferramenta em especial da qual gosto muito. Chama-se “Matriz Urgente X Importante”. Um ex-presidente americano a usava, razão pela qual a matriz também recebe seu nome: Eisenhower.
Na verdade, Dwight Eisenhower foi um importante general, servindo na 2ª Grande Guerra como Comandante Supremo das Forças Aliadas na Europa. Após a Guerra, seu período na presidência foi de prosperidade econômica e avanços sociais na luta contra a segregação racial. Ele realizou muito em sua vida, o que ajudou a valorizar a matriz de gestão do tempo.
Na “Matriz Urgente X Importante” você organiza suas tarefas em 4 quadrantes, considerando as variáveis Urgente e Importante. Veja a matriz abaixo.
Pode-se notar que as retas “Urgente” e “Importante” avançam, respectivamente, da esquerda para direita e de baixo para cima. Portanto, conforme uma tarefa se torna mais urgente, sua posição muda dos quadrantes à esquerda para os quadrantes à direita.
De forma similar, conforme uma tarefa se torna mais importante, sua posição muda dos quadrantes inferiores para os superiores.
Uma tarefa considerada Importante tem potencial para gerar valor, em qualquer sentido: valor econômico, valor intelectual, valor humano, etc. Sem tarefas Importantes não há geração de valor. Por essa razão a tarefa Importante precisa ser prioridade na gestão do tempo.
Uma tarefa Urgente não gera valor, ou gera baixíssimo valor. Geralmente está associada a resolver problemas, dar conta de tarefas burocráticas ou “apagar incêndios”.
Ao utilizar a matriz, o 1º passo é definir se uma tarefa é Importante ou Urgente. A seguir, você precisa avaliar o grau de importância e de urgência para saber se a tarefa estará no quadrante da esquerda ou da direita, no inferior ou no superior.
Basicamente, são 4 as possibilidades:
- Tarefa pouco urgente e pouco importante – deve estar no quadrante da esquerda, inferior. Essa tarefa é tão insignificante que pode ser deletada, ou seja, não se deve perder tempo com a mesma; veja a imagem abaixo:
- Tarefa muito urgente e pouco importante – deve estar no quadrante da direita, inferior. Essa tarefa é pouco significativa quanto à geração de valor, embora seja urgente em relação a algum problema que precisa ser resolvido; assim sendo, busque delegar para alguém, como um funcionário ou colega, ou solicite ajuda de outra pessoa para resolver a tarefa pois você precisa evitar perder tempo com a mesma;
- Tarefa pouco urgente e muito importante – deve estar no quadrante da esquerda, superior. Essa tarefa é muito significativa quanto à geração de valor, mas pouco urgente em relação a algum problema que precisa ser resolvido; assim sendo, deve-se planejar quando será realizada;
- Tarefa muito urgente e muito importante – deve estar no quadrante da direita, superior. Essa tarefa é tão significativa quanto à geração de valor e tão urgente que deve ser realizada imediatamente; veja a imagem abaixo:
Experimente a matriz em sua rotina diária. Você sentirá os efeitos positivos da organização do seu tempo na sua produtividade e na sensação de realização. Fará mais coisas em menos tempo e terá clareza sobre suas prioridades.
Isso ocorrerá tanto pela definição do que é importante e merece ser priorizado quanto pela identificação do grau de importância e de urgência de cada tarefa, com sua respectiva colocação nos quadrantes da esquerda ou da direita, inferior ou superior.
Se tiver dúvidas e precisar de suporte, entre em contato. Será um prazer te ajudar com sua matriz de Eisenhower.